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          Excel电子表格用作试剂管理

          设计目的

          没有物料管理系统的制药企业,大多在使用Excel电子表格进行试剂管理。但大多数企业使用电子表格的水准并不高,很多仅仅用到了筛选、排序、统计这些简单功能。我们发现,一些效?#23454;?#19979;容易出错的做法被普遍使用,比如:

          1)使用剪切、黏贴的方式对试剂进行入库、出库操作;

          2)使用排序的方式进行数?#23458;?#35745;;

          3)没有设置任何库存量警示提醒;

          4)试剂没有统一格式的便于识别的条码标签,使用手写标签或手动数据录入方式;

          5)数据没有任何保护

          ……

          小编为大家设计了一款可以避免上述问题的试剂管理电子表格。

          功能介绍

          1.生成并打印二维码标签

          在”二维码标签”工作表中,输入(手动或黏贴)试剂编号或者需要打印到标签中的任何信息,按Ctrl+D,自动生成二维码标签。

          Excel电子表格用作试剂管理

          2.数据录入自动锁定

          在”试剂入库”工作表中输入待入库试剂信息,切换至”在库清单”工作表。

          1)”试剂入库”工作表中的待入库试剂信息将自动录入至”在库清单”工作表中;

          2)如有信息不全的或者同一编号已有入库或出库记录的,将不被录入并给出提示信息;

          3)”在库清单”工作表中的试剂信息自动锁定,一旦录入将不能被修改或删除(除非输入管理密码解锁工作表)。

          Excel电子表格用作试剂管理

          3.自动汇总库存量

          1) 新入库试剂种类在库存量清单中没有记录时,自动在库存量清单?#34892;?#24314;一条记录;

          2) 新入库试剂种类在库存量清单中已有记录时,自动更新库存量清单中相应记录的数量;

          3) 试剂出库时,自动在库存量清单中扣除出库数量;

          4) 可以为各种试剂设置警戒数量,当库存量低于警戒数量时自动以警示颜色标记;

          5) 库存量清单自动维护,自动锁定,不能被人为修改或删除。

          Excel电子表格用作试剂管理

          4.扫描条码出库

          在”在库清单”工作表中,将待出库试剂的二维码信息扫描进”扫码出库”列中,在”领用人”列的对应行输入领用人.点击”试剂分发”按钮,进行确认后,出库的试剂将自动从”在库清单”工作表转移至”出库单”工作表。”出库单”工作表自动锁定,不能被人为修改或删除。

          Excel电子表格用作试剂管理

          拓展功能

          大多数制药企业都在使用Excel电子表格管理试剂,只不过一般都是藏着使用:表面上使用纸质的台账,日常的管理实际上使用电子表格。

          很显然,这种使用方式的根源有两个:

          1)电子表格的管理效?#26102;?#32440;质台账高出很多,所以人们?#20302;?#25720;摸的也要用;

          2)使用的电子表格未经良好设计或者没有恰当的控制措施,不能满足法规的电子记录要求,比如数据可被随意修改等等。

          小编设计的这个表格,仅仅展示了一些基本功能。还可以开发更丰富的功能,既可提高使用效率,比如将警示库存提醒改为弹出对话框提示或者声音提示,还可以提高合规性,比如实现分级访问控制和权限控制,比如实现审计跟踪或电子签名。?#34892;?#36259;的读者可联系小编。

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