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          Excel電子表格用作試劑管理

          設計目的

          沒有物料管理系統的制藥企業,大多在使用Excel電子表格進行試劑管理。但大多數企業使用電子表格的水準并不高,很多僅僅用到了篩選、排序、統計這些簡單功能。我們發現,一些效率低下容易出錯的做法被普遍使用,比如:

          1)使用剪切、黏貼的方式對試劑進行入庫、出庫操作;

          2)使用排序的方式進行數量統計;

          3)沒有設置任何庫存量警示提醒;

          4)試劑沒有統一格式的便于識別的條碼標簽,使用手寫標簽或手動數據錄入方式;

          5)數據沒有任何保護

          ……

          小編為大家設計了一款可以避免上述問題的試劑管理電子表格。

          功能介紹

          1.生成并打印二維碼標簽

          在”二維碼標簽”工作表中,輸入(手動或黏貼)試劑編號或者需要打印到標簽中的任何信息,按Ctrl+D,自動生成二維碼標簽。

          Excel電子表格用作試劑管理

          2.數據錄入自動鎖定

          在”試劑入庫”工作表中輸入待入庫試劑信息,切換至”在庫清單”工作表。

          1)”試劑入庫”工作表中的待入庫試劑信息將自動錄入至”在庫清單”工作表中;

          2)如有信息不全的或者同一編號已有入庫或出庫記錄的,將不被錄入并給出提示信息;

          3)”在庫清單”工作表中的試劑信息自動鎖定,一旦錄入將不能被修改或刪除(除非輸入管理密碼解鎖工作表)。

          Excel電子表格用作試劑管理

          3.自動匯總庫存量

          1) 新入庫試劑種類在庫存量清單中沒有記錄時,自動在庫存量清單中新建一條記錄;

          2) 新入庫試劑種類在庫存量清單中已有記錄時,自動更新庫存量清單中相應記錄的數量;

          3) 試劑出庫時,自動在庫存量清單中扣除出庫數量;

          4) 可以為各種試劑設置警戒數量,當庫存量低于警戒數量時自動以警示顏色標記;

          5) 庫存量清單自動維護,自動鎖定,不能被人為修改或刪除。

          Excel電子表格用作試劑管理

          4.掃描條碼出庫

          在”在庫清單”工作表中,將待出庫試劑的二維碼信息掃描進”掃碼出庫”列中,在”領用人”列的對應行輸入領用人.點擊”試劑分發”按鈕,進行確認后,出庫的試劑將自動從”在庫清單”工作表轉移至”出庫單”工作表。”出庫單”工作表自動鎖定,不能被人為修改或刪除。

          Excel電子表格用作試劑管理

          拓展功能

          大多數制藥企業都在使用Excel電子表格管理試劑,只不過一般都是藏著使用:表面上使用紙質的臺賬,日常的管理實際上使用電子表格。

          很顯然,這種使用方式的根源有兩個:

          1)電子表格的管理效率比紙質臺賬高出很多,所以人們偷偷摸摸的也要用;

          2)使用的電子表格未經良好設計或者沒有恰當的控制措施,不能滿足法規的電子記錄要求,比如數據可被隨意修改等等。

          小編設計的這個表格,僅僅展示了一些基本功能。還可以開發更豐富的功能,既可提高使用效率,比如將警示庫存提醒改為彈出對話框提示或者聲音提示,還可以提高合規性,比如實現分級訪問控制和權限控制,比如實現審計跟蹤或電子簽名。感興趣的讀者可聯系小編。

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